Coordinador General
Es el
responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comités a
través del cual organizará, planeará y supervisará todas las actividades para
realizar un evento.
Comité de finanzas
u Responsable del aspecto económico, ya
que determina cuanto y como debe gastarse, sin perder de vista las siguientes
consideraciones:
u - Que fondos tiene a su disposición
u - Que gastos son más prioritarios que
otros , para su respectiva canalización
u - Si es posible o no realizar el
evento con los recursos disponibles.
u En este último punto lo determinan
los gastos que se han de realizar en:
u En este último punto lo determinan
los gastos que se han de realizar en:
u Viajes (Por avión, tren, barco,
autobús, taxi, etc.).
u Alojamiento.
u Alimentos y bebidas.
u Locales para la conferencia y
facilidades (decoración, montajes, accesorios y equipo).
u Prestadores de servicios adicionales
(secretarias, edecanes, personal técnico, personal de intendencia,
gratificaciones, etc.).
u Propinas.
u Presidentes.
u Oradores.
u Autores.
u Delegados.
u Intérpretes y traductores…
u Personal del comité organizador
(horas extras).
u Materiales de oficina.
u Medios de comunicación (correo,
teléfono, telégrafo, télex, etc.).
u Imprenta y publicaciones.
u Actividades sociales.
u Cortesías.
u Gastos varios.
u Para determinar los gastos
prioritarios y adicionales, el comité de finanzas debe conocer o planear
previamente el costo de productos y servicios, la política sobre la aceptación
de cheques y reembolsos, así como establecer las fechas de pago y los
responsables de efectuar dicho pago.
Comité de programa técnico
u Es el responsable de planear y
coordinar todas las actividades del evento.
u Debe partir del objetivo del evento:
¿Qué pretende el congreso o convención?
u Contestado lo anterior se define los
temas o asuntos a tratar y, como consecuencia, se obtiene una idea objetiva del
tiempo total y parcial para cada tema o sesión.
u Lo anterior permite elaborar un
cronograma de tiempos y espacios con mucha antelación, así como seleccionar los
recursos necesarios, los cuales se dividen en humanos y materiales.
Recursos Humanos
u Estos se refieren a las personas que
participaran en el evento, como son: oradores, delegados,
interpretes,
traductores, suplentes, invitados, presidentes, etc.
Recursos Materiales
u Se refiere a los auxiliares
concretos, observables y manejables como son: máquinas de escribir, grabadoras,
proyectores, rota folios, papelería, micrófonos, invitaciones, montajes,
cuadros, pantallas, magnetófonos, cintas, equipo de interpretación, fotocopiadoras,
material bibliográfico, documentos, etc.
u Una vez establecida las necesidades
prioritarias se cuenta con la suficiente información para iniciar la agenda de
trabajo del congreso o convención.
Recomendaciones para detallar la agenda.
u Preparación
de invitaciones
u Envió de
invitaciones con el tiempo necesario de anticipación
u Organización
de un banco de información o fichero en orden alfabético con los siguientes
datos.
-Nombre
-Dirección
-Fecha de
invitación
-Detalle de
documentos remitidos
-Rol o papel de
participante
-Asunto a
tratar
-Reservación de
viajes
-Reservación de
hotel
-Forma de pago
u Al dorso
de la ficha se pueden anotar observaciones especiales.
-Idiomas
-Tipo de
alimentos
-Enfermedades
-Acompañantes
Si se precisa
con anticipación que el participante asistirá acompañado es recomendable es
recomendable diseñar un programa especial para ellos.
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