COMITÉ EJECUTIVO

Su función principal es la de seleccionar la sede del evento y subsede si es necesario. Para facilitar dicha selección es recomendable contar con un catalogo de hoteles y centros de convención, así como considerar la membrecía participante y sus necesidades.

Contar con los elementos para la localización geográfica.

·         Clima

·         Tipo de alojamiento

·         Número de salones

·         Sitios recreativos

·         Alimentos

·         Festividades del lugar de sede y fecha

·         Sitios con lugares deportivos

·         Medios de comunicación

·         Paisajes

Conocer el objetivo para determinar su tipo.

·         Exhibición

·         Social

·         Educativo

·         Servicio

·         Trabajo

COMITÉ DE PROMOCIÓN

Este comité tiene a su cargo la campaña de publicidad del evento, incluye el diseño y la elaboración del material de promoción.

·         Programas

·         Folletos

·         Anuncios

·         Papelería especial

·         Logotipos

·         Carteles

·         Mapas

·         Guías

·        Informes

COMITÉ DE PRENSA Y DIFUSIÓN

Aspectos que implican la prensa  y difusión

·         Promover el evento

·         Facilitar el plan de la conferencia a los medios

·         Tener todos los detalles del trabajo

·         Contar con un salón especial de entrevistas

·         Proporcionar copias de discursos

·         Contar con un fotógrafo oficial

·         Nombrar un representante que tome notas durante el evento

·         Redactar informes para la prensa

·         Mantener relaciones armónicas

·         Dirigir la publicidad al mercado de hombre de negocios, de turismo cultural y de tipo vacacional

·         Solicitar asesoría de las agencias de publicidad.

Los programas para la promoción y publicidad de los eventos de congresos y convenciones se inician con la ayuda, ya sea de las agencias de publicidad o de las negociaciones e relaciones publicas, para esta debe existir una responsable que se encargue de llevar a cabo todos los  programas de promoción y publicidad.

Para llevara un control optimo y tener un buen éxito de dicha promoción y publicidad debe realizar las siguientes funciones.

·         Estudiar campañas publicitarias.

·         Tener un plan de publicidad

·         Promoción real

·         Estar al tanto de la competencia.

·         Estudiar gráficas de los años anteriores para definir políticas.

·         Publicidad por correspondencia.

·         Opinión del cliente sobre los anuncios.

·         Normalizar la promoción de los servicios

Publicidad al hotel y centros de convenciones por medio de papelería con logotipo.

·         Tarjetas para autos

·         Revisteros

·         Lista de bebidas

·         Envoltura de jabones

·         Promoción de lavandería

·         Anuncio para recibidor

·         Tarjetas de no molestar

·         Tarjeta de navidad

·         Tarjeta para cumpleaños

·         Formas de reservación

·         Llaveros

·         Calcomanías para cartas porta vasos

·         Etiqueta de embarque y calcomanías para equipaje

·         Tela para limpiar calzado

·         Cóctel de bienvenida.

Publicidad en interiores de las salas de congreso y convenciones

·         Audiovisuales

·         Tarjetas para mesas

·         Agitadores

·         Ceniceros

·         Cerillos

·         Tarjeta postal

·         Marquesinas

Publicidad externa del hotel

·         Bienvenida

·         Avisos

·         Folletería en general