·         COMITÉ DE TRANSPORTE

Este comité se debe responsabilizar de todo lo relacionado con la transportación a todos los eventos, así como manejar toda la información relacionada con los viajes.

En forma previa se deben realizar los arreglos correspondientes atreves de agencias de viajes o medios de transporte en forma directa.

ASPECTOS A CONCIDERAR:

ü  Informar previamente a los participantes de la transportación.

ü  Dar a conocer de qué manera se sufragaran los gastos de transporte.

ü  Conocer e informar sobre la política de seguros de viajes.

ü  Informar del traslado de material y equipo, así como las políticas a seguir.

ü  Planear y coordinar el arrendamiento de transporte local (autobuses, automóviles y transporte público).

ü  Registrar cuidadosamente las reservaciones de viajes, proporcionando al intermediado  un duplicado de la lista, la cual debe ser actualizada con frecuencia.

 

·         COMITÉ DE RECEPCIÓN Y HOSPITALIDAD

Funciona como el anfitrión de los participantes al evento, es responsable de dar la bienvenida a todos los invitados, considerando los siguientes aspectos:

ü  Recepción en el aeropuerto.

ü  Informar sobre el evento.

ü  Invitar a las autoridades gubernamentales aun cuando no formen parte del evento.

ü  Confirmar a los convencionistas su papel o función en el evento.

ü  Manejo de boleto:

§  Cortesía.

§  Para alimentos.

§  Eventos recreativos.

§  Bebidas.

 

·         COMITÉ DE REGISTRO

Se encarga de registro a los participantes al arribar a la sede, también es responsable de vigilar lo relativo a:

ü  Procedimiento de registro.

ü  Entrega de gafetes, máquinas de escribir, escritorios, mesas, sillas…

ü  Control de registro adicional.

ü  Entrega de informes o programas de última hora.

ü  Coordinar la existencia de recursos materiales y equipo.

ü  Conocer toda la información respecto al evento y medios de comunicación con que se cuenta.

ü  Otorgar facilidades para el uso de equipo extra.

ü  Controlar los locales de la conferencia.