·         COMITÉ DE TRANSPORTE

Este comité se debe responsabilizar de todo lo relacionado con la transportación a todos los eventos, así como manejar toda la información relacionada con los viajes.

En forma previa se deben realizar los arreglos correspondientes atreves de agencias de viajes o medios de transporte en forma directa.

ASPECTOS A CONCIDERAR:

ü  Informar previamente a los participantes de la transportación.

ü  Dar a conocer de qué manera se sufragaran los gastos de transporte.

ü  Conocer e informar sobre la política de seguros de viajes.

ü  Informar del traslado de material y equipo, así como las políticas a seguir.

ü  Planear y coordinar el arrendamiento de transporte local (autobuses, automóviles y transporte público).

ü  Registrar cuidadosamente las reservaciones de viajes, proporcionando al intermediado  un duplicado de la lista, la cual debe ser actualizada con frecuencia.

 

·         COMITÉ DE RECEPCIÓN Y HOSPITALIDAD

Funciona como el anfitrión de los participantes al evento, es responsable de dar la bienvenida a todos los invitados, considerando los siguientes aspectos:

ü  Recepción en el aeropuerto.

ü  Informar sobre el evento.

ü  Invitar a las autoridades gubernamentales aun cuando no formen parte del evento.

ü  Confirmar a los convencionistas su papel o función en el evento.

ü  Manejo de boleto:

§  Cortesía.

§  Para alimentos.

§  Eventos recreativos.

§  Bebidas.

 

·         COMITÉ DE REGISTRO

Se encarga de registro a los participantes al arribar a la sede, también es responsable de vigilar lo relativo a:

ü  Procedimiento de registro.

ü  Entrega de gafetes, máquinas de escribir, escritorios, mesas, sillas…

ü  Control de registro adicional.

ü  Entrega de informes o programas de última hora.

ü  Coordinar la existencia de recursos materiales y equipo.

ü  Conocer toda la información respecto al evento y medios de comunicación con que se cuenta.

ü  Otorgar facilidades para el uso de equipo extra.

ü  Controlar los locales de la conferencia.

COMITÉ EJECUTIVO

Su función principal es la de seleccionar la sede del evento y subsede si es necesario. Para facilitar dicha selección es recomendable contar con un catalogo de hoteles y centros de convención, así como considerar la membrecía participante y sus necesidades.

Contar con los elementos para la localización geográfica.

·         Clima

·         Tipo de alojamiento

·         Número de salones

·         Sitios recreativos

·         Alimentos

·         Festividades del lugar de sede y fecha

·         Sitios con lugares deportivos

·         Medios de comunicación

·         Paisajes

Conocer el objetivo para determinar su tipo.

·         Exhibición

·         Social

·         Educativo

·         Servicio

·         Trabajo

COMITÉ DE PROMOCIÓN

Este comité tiene a su cargo la campaña de publicidad del evento, incluye el diseño y la elaboración del material de promoción.

·         Programas

·         Folletos

·         Anuncios

·         Papelería especial

·         Logotipos

·         Carteles

·         Mapas

·         Guías

·        Informes

COMITÉ DE PRENSA Y DIFUSIÓN

Aspectos que implican la prensa  y difusión

·         Promover el evento

·         Facilitar el plan de la conferencia a los medios

·         Tener todos los detalles del trabajo

·         Contar con un salón especial de entrevistas

·         Proporcionar copias de discursos

·         Contar con un fotógrafo oficial

·         Nombrar un representante que tome notas durante el evento

·         Redactar informes para la prensa

·         Mantener relaciones armónicas

·         Dirigir la publicidad al mercado de hombre de negocios, de turismo cultural y de tipo vacacional

·         Solicitar asesoría de las agencias de publicidad.

Los programas para la promoción y publicidad de los eventos de congresos y convenciones se inician con la ayuda, ya sea de las agencias de publicidad o de las negociaciones e relaciones publicas, para esta debe existir una responsable que se encargue de llevar a cabo todos los  programas de promoción y publicidad.

Para llevara un control optimo y tener un buen éxito de dicha promoción y publicidad debe realizar las siguientes funciones.

·         Estudiar campañas publicitarias.

·         Tener un plan de publicidad

·         Promoción real

·         Estar al tanto de la competencia.

·         Estudiar gráficas de los años anteriores para definir políticas.

·         Publicidad por correspondencia.

·         Opinión del cliente sobre los anuncios.

·         Normalizar la promoción de los servicios

Publicidad al hotel y centros de convenciones por medio de papelería con logotipo.

·         Tarjetas para autos

·         Revisteros

·         Lista de bebidas

·         Envoltura de jabones

·         Promoción de lavandería

·         Anuncio para recibidor

·         Tarjetas de no molestar

·         Tarjeta de navidad

·         Tarjeta para cumpleaños

·         Formas de reservación

·         Llaveros

·         Calcomanías para cartas porta vasos

·         Etiqueta de embarque y calcomanías para equipaje

·         Tela para limpiar calzado

·         Cóctel de bienvenida.

Publicidad en interiores de las salas de congreso y convenciones

·         Audiovisuales

·         Tarjetas para mesas

·         Agitadores

·         Ceniceros

·         Cerillos

·         Tarjeta postal

·         Marquesinas

Publicidad externa del hotel

·         Bienvenida

·         Avisos

·         Folletería en general 

Coordinador General, Finanzas y Programa Tecnico

Coordinador General

Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comités a través del cual organizará, planeará y supervisará todas las actividades para realizar un evento.

Comité de finanzas

u  Responsable del aspecto económico, ya que determina cuanto y como debe gastarse, sin perder de vista las siguientes consideraciones:

u  - Que fondos tiene a su disposición

u  - Que gastos son más prioritarios que otros , para su respectiva canalización

u  - Si es posible o no realizar el evento con los recursos disponibles.

u  En este último punto lo determinan los gastos que se han de realizar en:

u  En este último punto lo determinan los gastos que se han de realizar en:

u  Viajes (Por avión, tren, barco, autobús, taxi, etc.).

u  Alojamiento.

u  Alimentos y bebidas.

u  Locales para la conferencia y facilidades (decoración, montajes, accesorios y equipo).

u  Prestadores de servicios adicionales (secretarias, edecanes, personal técnico, personal de intendencia, gratificaciones, etc.).

u  Propinas.

u  Presidentes.

u  Oradores.

u  Autores.

u  Delegados.

u  Intérpretes y traductores…

u  Personal del comité organizador (horas extras).

u  Materiales de oficina.

u  Medios de comunicación (correo, teléfono, telégrafo, télex, etc.).

u  Imprenta y publicaciones.

u  Actividades sociales.

u  Cortesías.

u  Gastos varios.

u  Para determinar los gastos prioritarios y adicionales, el comité de finanzas debe conocer o planear previamente el costo de productos y servicios, la política sobre la aceptación de cheques y reembolsos, así como establecer las fechas de pago y los responsables de efectuar dicho pago.

Comité de programa técnico

u  Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento.

u  Debe partir del objetivo del evento: ¿Qué pretende el congreso o convención?

u  Contestado lo anterior se define los temas o asuntos a tratar y, como consecuencia, se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcial para cada tema o sesión.

u  Lo anterior permite elaborar un cronograma de tiempos y espacios con mucha antelación, así como seleccionar los recursos necesarios, los cuales se dividen en humanos y materiales.

Recursos Humanos

u  Estos se refieren a las personas que participaran en el evento, como son: oradores, delegados,

interpretes, traductores, suplentes, invitados, presidentes, etc.

Recursos Materiales

u  Se refiere a los auxiliares concretos, observables y manejables como son: máquinas de escribir, grabadoras, proyectores, rota folios, papelería, micrófonos, invitaciones, montajes, cuadros, pantallas, magnetófonos, cintas, equipo de interpretación, fotocopiadoras, material bibliográfico, documentos, etc.

u  Una vez establecida las necesidades prioritarias se cuenta con la suficiente información para iniciar la agenda de trabajo del congreso o convención.

Recomendaciones para detallar la agenda.

u  Preparación de invitaciones

u  Envió de invitaciones con el tiempo necesario de anticipación

u  Organización de un banco de información o fichero en orden alfabético con los siguientes datos.

    -Nombre

    -Dirección

    -Fecha de invitación

    -Detalle de documentos remitidos

    -Rol o papel de participante

    -Asunto a tratar

    -Reservación de viajes

    -Reservación de hotel 

    -Forma de pago

u  Al dorso de la ficha se pueden anotar observaciones especiales.

   -Idiomas

   -Tipo de alimentos

   -Enfermedades

   -Acompañantes

   Si se precisa con anticipación que el participante asistirá acompañado es recomendable es recomendable      diseñar un programa especial para ellos.