COMITÉ DE ALOJAMIENTO

COMITÉ DE ORNATO Y ROTULACION

ESTE COMITÉ DEBE ELABORAR LOS LETREROS DE TODO TIPO DE EVENTO SOCIAL O DE TRABAJO, SUPERVISA Y COORDINA  LA DECORACIÓN DE LOS SALONES Y SALAS, ASÍ COMO VIGILAR EL DESARROLLO DE POR LO MENOS LOS SIGUIENTES PUNTOS:

•       Decoración del salón principal y sus anexos.

•       Decoración para banquetes y eventos sociales.

•       Almacenamiento de material decorativo.

•       Colocación de letreros en lugares estratégicos.

•       Fijación de avisos y cambios de última hora.

•       Material extra existente en caso de imprevistos.

Comité de exhibiciones

Es el encargado de seleccionar y proveer los espacios necesarios para las exhibiciones, dar información a quien se interese por dichos espacios, hacer el arreglo para arrendamientos, así como preparar  el material descriptivo sobre la exhibición.                                                                                                                                                                                                                      Para el desarrollo de sus actividades este comité debe tomar en cuanta, las siguientes consideraciones:                                 Diseñar un folleto o tríptico que contenga información sobre precios  de alquiler, disponibilidad de espacios y diagramas de distribución del área de exposición, con el apoyo del comité de promoción.                                                                                  Enviar en forma previa la información a los posibles exhibidores.                                                                                                Verificar la disponibilidad de servicios que requiere el área de exhibición, por ejemplo:

•       Contactos eléctricos.

•       Teléfono.

•       Plomería.

•       Rotulación.

•       Determinar por cuenta de quien corren los gastos.

•       Verificar el soporte y medidas del área en relación al tipo de material que se va a amostrar.

•       Anticipar el tiempo para el montaje.

•       Hacer los trámites necesarios con la secretaria de Hacienda y Crédito Publico, en caso de importación de materiales. 

 

Comité de servicios generales                                                                                                                                                                 El propósito fundamental d este comité es el de hacer los arreglos correspondientes a los servicios que se necesitan durante las sesiones de trabajo y eventos sociales, verificando:

•       Servicios de edecanes.

•       Fechas y horarios de reuniones.

•       Reservación de los salones.

•       Montaje de los salones.

•       Funcionamiento de sonido y equipo eléctrico.

•       Disponibilidad de plataforma, andamios, tablones, etc.

•       Numero apropiado de mesas y sillas.

•       Mecanografía del documento.

•       Organización del personal técnico especializado.

•       Organización de todos los materiales.

•       Reproducción de documentos.

•       Grabación de discursos.

•       Alquiler de material.

·         COMITÉ DE TRANSPORTE

Este comité se debe responsabilizar de todo lo relacionado con la transportación a todos los eventos, así como manejar toda la información relacionada con los viajes.

En forma previa se deben realizar los arreglos correspondientes atreves de agencias de viajes o medios de transporte en forma directa.

ASPECTOS A CONCIDERAR:

ü  Informar previamente a los participantes de la transportación.

ü  Dar a conocer de qué manera se sufragaran los gastos de transporte.

ü  Conocer e informar sobre la política de seguros de viajes.

ü  Informar del traslado de material y equipo, así como las políticas a seguir.

ü  Planear y coordinar el arrendamiento de transporte local (autobuses, automóviles y transporte público).

ü  Registrar cuidadosamente las reservaciones de viajes, proporcionando al intermediado  un duplicado de la lista, la cual debe ser actualizada con frecuencia.

 

·         COMITÉ DE RECEPCIÓN Y HOSPITALIDAD

Funciona como el anfitrión de los participantes al evento, es responsable de dar la bienvenida a todos los invitados, considerando los siguientes aspectos:

ü  Recepción en el aeropuerto.

ü  Informar sobre el evento.

ü  Invitar a las autoridades gubernamentales aun cuando no formen parte del evento.

ü  Confirmar a los convencionistas su papel o función en el evento.

ü  Manejo de boleto:

§  Cortesía.

§  Para alimentos.

§  Eventos recreativos.

§  Bebidas.

 

·         COMITÉ DE REGISTRO

Se encarga de registro a los participantes al arribar a la sede, también es responsable de vigilar lo relativo a:

ü  Procedimiento de registro.

ü  Entrega de gafetes, máquinas de escribir, escritorios, mesas, sillas…

ü  Control de registro adicional.

ü  Entrega de informes o programas de última hora.

ü  Coordinar la existencia de recursos materiales y equipo.

ü  Conocer toda la información respecto al evento y medios de comunicación con que se cuenta.

ü  Otorgar facilidades para el uso de equipo extra.

ü  Controlar los locales de la conferencia.

COMITÉ EJECUTIVO

Su función principal es la de seleccionar la sede del evento y subsede si es necesario. Para facilitar dicha selección es recomendable contar con un catalogo de hoteles y centros de convención, así como considerar la membrecía participante y sus necesidades.

Contar con los elementos para la localización geográfica.

·         Clima

·         Tipo de alojamiento

·         Número de salones

·         Sitios recreativos

·         Alimentos

·         Festividades del lugar de sede y fecha

·         Sitios con lugares deportivos

·         Medios de comunicación

·         Paisajes

Conocer el objetivo para determinar su tipo.

·         Exhibición

·         Social

·         Educativo

·         Servicio

·         Trabajo

COMITÉ DE PROMOCIÓN

Este comité tiene a su cargo la campaña de publicidad del evento, incluye el diseño y la elaboración del material de promoción.

·         Programas

·         Folletos

·         Anuncios

·         Papelería especial

·         Logotipos

·         Carteles

·         Mapas

·         Guías

·        Informes

COMITÉ DE PRENSA Y DIFUSIÓN

Aspectos que implican la prensa  y difusión

·         Promover el evento

·         Facilitar el plan de la conferencia a los medios

·         Tener todos los detalles del trabajo

·         Contar con un salón especial de entrevistas

·         Proporcionar copias de discursos

·         Contar con un fotógrafo oficial

·         Nombrar un representante que tome notas durante el evento

·         Redactar informes para la prensa

·         Mantener relaciones armónicas

·         Dirigir la publicidad al mercado de hombre de negocios, de turismo cultural y de tipo vacacional

·         Solicitar asesoría de las agencias de publicidad.

Los programas para la promoción y publicidad de los eventos de congresos y convenciones se inician con la ayuda, ya sea de las agencias de publicidad o de las negociaciones e relaciones publicas, para esta debe existir una responsable que se encargue de llevar a cabo todos los  programas de promoción y publicidad.

Para llevara un control optimo y tener un buen éxito de dicha promoción y publicidad debe realizar las siguientes funciones.

·         Estudiar campañas publicitarias.

·         Tener un plan de publicidad

·         Promoción real

·         Estar al tanto de la competencia.

·         Estudiar gráficas de los años anteriores para definir políticas.

·         Publicidad por correspondencia.

·         Opinión del cliente sobre los anuncios.

·         Normalizar la promoción de los servicios

Publicidad al hotel y centros de convenciones por medio de papelería con logotipo.

·         Tarjetas para autos

·         Revisteros

·         Lista de bebidas

·         Envoltura de jabones

·         Promoción de lavandería

·         Anuncio para recibidor

·         Tarjetas de no molestar

·         Tarjeta de navidad

·         Tarjeta para cumpleaños

·         Formas de reservación

·         Llaveros

·         Calcomanías para cartas porta vasos

·         Etiqueta de embarque y calcomanías para equipaje

·         Tela para limpiar calzado

·         Cóctel de bienvenida.

Publicidad en interiores de las salas de congreso y convenciones

·         Audiovisuales

·         Tarjetas para mesas

·         Agitadores

·         Ceniceros

·         Cerillos

·         Tarjeta postal

·         Marquesinas

Publicidad externa del hotel

·         Bienvenida

·         Avisos

·         Folletería en general 

Coordinador General, Finanzas y Programa Tecnico

Coordinador General

Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comités a través del cual organizará, planeará y supervisará todas las actividades para realizar un evento.

Comité de finanzas

u  Responsable del aspecto económico, ya que determina cuanto y como debe gastarse, sin perder de vista las siguientes consideraciones:

u  - Que fondos tiene a su disposición

u  - Que gastos son más prioritarios que otros , para su respectiva canalización

u  - Si es posible o no realizar el evento con los recursos disponibles.

u  En este último punto lo determinan los gastos que se han de realizar en:

u  En este último punto lo determinan los gastos que se han de realizar en:

u  Viajes (Por avión, tren, barco, autobús, taxi, etc.).

u  Alojamiento.

u  Alimentos y bebidas.

u  Locales para la conferencia y facilidades (decoración, montajes, accesorios y equipo).

u  Prestadores de servicios adicionales (secretarias, edecanes, personal técnico, personal de intendencia, gratificaciones, etc.).

u  Propinas.

u  Presidentes.

u  Oradores.

u  Autores.

u  Delegados.

u  Intérpretes y traductores…

u  Personal del comité organizador (horas extras).

u  Materiales de oficina.

u  Medios de comunicación (correo, teléfono, telégrafo, télex, etc.).

u  Imprenta y publicaciones.

u  Actividades sociales.

u  Cortesías.

u  Gastos varios.

u  Para determinar los gastos prioritarios y adicionales, el comité de finanzas debe conocer o planear previamente el costo de productos y servicios, la política sobre la aceptación de cheques y reembolsos, así como establecer las fechas de pago y los responsables de efectuar dicho pago.

Comité de programa técnico

u  Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento.

u  Debe partir del objetivo del evento: ¿Qué pretende el congreso o convención?

u  Contestado lo anterior se define los temas o asuntos a tratar y, como consecuencia, se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcial para cada tema o sesión.

u  Lo anterior permite elaborar un cronograma de tiempos y espacios con mucha antelación, así como seleccionar los recursos necesarios, los cuales se dividen en humanos y materiales.

Recursos Humanos

u  Estos se refieren a las personas que participaran en el evento, como son: oradores, delegados,

interpretes, traductores, suplentes, invitados, presidentes, etc.

Recursos Materiales

u  Se refiere a los auxiliares concretos, observables y manejables como son: máquinas de escribir, grabadoras, proyectores, rota folios, papelería, micrófonos, invitaciones, montajes, cuadros, pantallas, magnetófonos, cintas, equipo de interpretación, fotocopiadoras, material bibliográfico, documentos, etc.

u  Una vez establecida las necesidades prioritarias se cuenta con la suficiente información para iniciar la agenda de trabajo del congreso o convención.

Recomendaciones para detallar la agenda.

u  Preparación de invitaciones

u  Envió de invitaciones con el tiempo necesario de anticipación

u  Organización de un banco de información o fichero en orden alfabético con los siguientes datos.

    -Nombre

    -Dirección

    -Fecha de invitación

    -Detalle de documentos remitidos

    -Rol o papel de participante

    -Asunto a tratar

    -Reservación de viajes

    -Reservación de hotel 

    -Forma de pago

u  Al dorso de la ficha se pueden anotar observaciones especiales.

   -Idiomas

   -Tipo de alimentos

   -Enfermedades

   -Acompañantes

   Si se precisa con anticipación que el participante asistirá acompañado es recomendable es recomendable      diseñar un programa especial para ellos.